A burocracia tem sido apontada como um dos principais entraves para a eficiência administrativa. Um estudo do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) mostrou que procedimentos presenciais custam ao governo até 40 vezes mais do que serviços digitais equivalentes. Na União Europeia, 81% dos procedimentos governamentais são online – bem acima da América Latina e Caribe.
Nos últimos anos, porém, a tecnologia tornou-se uma aliada para mudar esse cenário. Ferramentas como a assinatura digital e a gestão de documentos têm se mostrado essenciais para simplificar os processos, reduzir filas de espera, assegurar a autenticidade das transações e reduzir as chances de fraudes.
De acordo com Rafael Figueiredo, CEO da D4Sign by Zucchetti, plataforma de assinatura digital, o Brasil perde bilhões por ano com processos antiquados: “Em 2021, a Fundação Getúlio Vargas já apontava que a ausência de processos digitais e a necessidade de autenticação presencial custavam até R$ 174 bilhões ao país. Isso significa que, em média, cada pessoa gastava até R$ 830 por ano apenas para comprovar sua identidade. Desde então, tivemos avanços significativos, especialmente com o portal GOV.br, mas ainda há muito a ser feito”, afirma o empresário.
A assinatura eletrônica, amplamente adotada após a pandemia, proporciona um alto nível de segurança e agilidade devido a uma série de recursos tecnológicos. As plataformas utilizam criptografia de dados para proteger as informações e as armazena de forma segura na nuvem, permitindo acesso remoto a partir de qualquer dispositivo, desde que autorizado. Para assegurar que o conteúdo do documento não seja alterado, a D4Sign utiliza a tecnologia de hash, que torna qualquer modificação impossível após a assinatura. O controle de acesso é reforçado com o recurso exclusivo de cofre, permite um gerenciamento preciso de quem pode visualizar ou editar os documentos. A autenticação por múltiplos pontos e a validação em dois fatores reforçam a segurança.
“A autenticação vai garantir que você é quem está dizendo ser, seja para assinar o documento ou para acessá-lo. Ela pode ser por processos simples, como um e-mail e selfie; mais sofisticados, como PIX; passando a robustos, como a certificação digital do ICP-Brasil. Seja qual for a escolha, ela é segura e crucial no setor público, onde a integridade das informações e a autenticidade dos processos são fundamentais”, pontua Rafael.
A assinatura digital também facilita a comunicação. No caso das administrações públicas, a adoção de sistemas permite que contratos e outros documentos sejam assinados e disponibilizados de forma ágil, sem a necessidade de deslocamento físico, o que resulta em uma economia significativa de tempo e recursos.
Outro aspecto crucial para a desburocratização no setor público é a gestão eficiente de documentos, um desafio histórico para órgãos governamentais. Segundo Allan Mendonça, Co-CEO da CBRdoc, startup especializada na gestão e obtenção de documentos em todo o território nacional, tecnologias voltadas para a organização e digitalização de arquivos oferecem benefícios a todos.
“A utilização de plataformas de gestão documental ajuda a otimizar os recursos, reduzir custos com armazenamento físico e minimizar a inadimplência, além de proporcionar uma forma mais eficiente de gerenciar e acessar os documentos. Isso resulta em maior agilidade na resolução de pendências, mais transparência e, claro, uma redução significativa na burocracia geral”, explica Mendonça.
A segurança, aliada à eficiência, é um dos maiores trunfos dessa transformação digital. Casos de fraudes envolvendo documentos públicos têm sido cada vez mais comuns. A Polícia Federal está investigando uma organização criminosa que invadia contas de usuários da plataforma Gov.br para realizar empréstimos e procurações fraudulentas, utilizando os documentos digitais disponíveis na plataforma, como a carteira de identidade, carteira de trabalho e habilitação.
Recursos como assinatura digital e gestão documental pode evitar possíveis fraudes, pois esses sistemas garantem que somente os usuários legítimos possam acessar e utilizar as informações de forma segura através de suas barreiras de segurança reforçadas.
Portanto, a digitalização oferece ao Brasil a oportunidade de fortalecer e otimizar seus sistemas, tornando-os mais efetivos. Com a adoção de tecnologias avançadas, é possível simplificar a burocracia, reduzir custos e proporcionar uma melhor experiência aos cidadãos, que se tornam os principais beneficiados dessa transformação.
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MARIA ELISA PEPPE CECCHETTI
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